仕事

なぜ報告下手と言われるのか? 話好きな人の報告が分かりにくい理由

話好きと聞くと、プラス面をイメージされることが多い。

人間関係を上手に築ける、営業や販売職に向いている、コミュニケーションスキルが高いといった判断をされがちだ。

一方で無口な人に対するイメージは散々である。

人と上手く付き合えない、一人で黙々とするような仕事しかできない、コミュニケーションが下手。会話量が少ないだけで、コミュニケーション不足のレッテルを張られてしまう。

けれども、本当にそうなのだろうか?

話し好きは、本当にコミュニケーション力が高いのか

僕は決して上記の通りだとは思えない。
というのも、話好きの人間ほど自分の考えだけをやみくもに話がちであり、話の展開などを意識せずに、話し続けることが多いと感じているからだ。

これは別にコミュニケーションの優劣ではない。
時と場合により、適切なコミュニケーションは変わる。

今回お話しする、”報告”においては、話好きな人ほど注意した方がいいと思っている。

”報告”に必要とされるのは、客観的な事実

話し好きの部下からの報告には、余分な脚色が潜んでいる可能性がある。つまり、結論を端的に表現する能力に欠けている。

恐らく結論に辿りつくまでに、「伝えなければ!」という箇所を整理することが出来ないのだろう。最初から最後まで話すことを、報告だと思っているのかもしれない。

報告というのは、”相手に伝えた”という自己満足で完結してはならない。

伝えたコトを相手が理解して初めて、”伝えた”となる。そのため、「相手にどうすれば伝わるか」を考える必要があるのです。

だらだらとした説明に対して、「これであってる?」という質問を繰り返さなければならない。何度聞いても、的をえた返答が得られない。
相手の知りたい答えではなく、自分の話したいことを優先してしまうと、すれ違いが起こってしまうのです。

報告を受ける際、相手がどのようなタイプかが分かると、
対策がしやすいです。

「なぜ出来ないんだ」とイライラすることも減るだろう。

では、話好きな人の報告にはどんな特徴があるのだろうか?

話し好きな人間の特徴

まとめると、以下の2つだろう。

  1. 話しが主観的である
  2. 話しが回りくどい

まず1点目。話が主観的であること。
主観に基づいてなされる報告が、必ずしも悪いわけではない。時には自分のなりの見解を述べる必要がある。

けれども、報告で最も大切なのは”客観的な事実”である。

例えば、商品の納期遅れが発生したとする。
この際、最も知りたいのは、現在どのような状況になっているかであり、どのような対処を今後施すかである。

報告するのであれば、具体的な事実を報告する必要があって、”何日遅れているか”、”顧客はこの状況に対してどのように感じているか”、”どんな対処法があるか”が最も重要な要素となる。

にも関わらず、主観的に話してしまう人は事実を伝えることよりも、自分の想いを優先してしまう。

”このような状況はまずいと思います”
”私はまったく知りませんでした”
”どうしたらいいかわからないです”

いずれにしてもこれらの発言からは、現在の状況を読み取ることが出来ない。聞き手としては、欲しい情報に辿りつくまでに何度も質問しなければならないので、余計なストレスを感じさせてしまう。

2点目は、話が回りクドイということ。
結果から報告するのではなく、余分な枝葉ばかりを重視してしまう。

例えば「商談に失敗した」としよう。
この場合、聞き手として一番知りたいのは、成功か失敗かという事実である。

それなのに、話が回りクドイ人は、「取引先の方が怖そうな人で…」、「話が盛り上がってこんな話をしたんですよ…」といった、枝葉の部分が先にくる。

雑談であれば問題ないのだけれど、これでは講演会である。まるでエピソードトークの独演会を聞いているかのようだ。

最後に

話し方については、時と場合によって使分ける必要がある。
雑談であれば、脈絡もない会話が大切だし、
報告であれば、結果と客観的な事実を伝えることが大切だ。

つまり、”相手が求めているもの”をいかに提供できるかに尽きる。

これこそがコミュニケーション力なのだと思う。

自分の意志と相手の意志。お互いの意志が絡まり合って、初めて意思疎通が図れるのだから。